Bapperida Sulbar Benahi Tata Kelola Arsip, Dokumen Perencanaan Mulai Ditata

Intuisi.id, Mamuju – Dokumen perencanaan pembangunan bukan sekadar tumpukan arsip lama. Di dalamnya tersimpan rekam jejak kebijakan, arah pembangunan, hingga keputusan pemerintah daerah dari tahun ke tahun. Karena itu, Badan Perencanaan Pembangunan, Riset dan Inovasi Daerah (Bapperida) Sulawesi Barat mulai memperkuat penataan arsip sekaligus mendorong pengelolaan dokumen berbasis digital.

Langkah tersebut ditandai dengan penyerahan delapan dokumen perencanaan pembangunan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Sulawesi Barat. Kegiatan dibuka Kepala Bapperida Sulbar, Amujib, dan dihadiri Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Sulbar, Mustari Mula, beserta jajaran, serta pejabat dan ASN di lingkungan Bapperida.

Delapan dokumen yang diserahkan mencakup sejumlah produk perencanaan pembangunan periode 2017–2020, yakni RKPD Perubahan Pertama Tahun 2017, RKPD Tahun 2020, Rancangan Akhir Perubahan RKPD Tahun 2018, Perubahan RKPD Tahun 2019, Rancangan Awal RKPD Tahun 2019, RKPD Perubahan Pertama Tahun 2019, Perubahan RKPD Tahun 2020, serta RPJMD Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2017–2022.

Dokumen tersebut menjadi bagian dari rekam jejak pembangunan daerah yang penting untuk menjaga kesinambungan informasi, menelusuri kebijakan terdahulu, serta menjadi bahan evaluasi dalam penyusunan program pembangunan berikutnya.

Kepala Bapperida Sulbar, Amujib, mengatakan penyerahan arsip ini juga menjadi momentum untuk membenahi sistem dokumentasi di lingkungan instansinya. Ia mendorong agar pengelolaan dokumen pemerintahan ke depan tidak lagi bergantung pada penyimpanan manual, tetapi terintegrasi melalui sistem digital.

“Ke depan, seluruh dokumen perencanaan itu terdokumentasi dalam sistem. Mulai dari KAK, RKA, DPA, sampai dengan progres setiap kegiatan harus diunggah. Dengan begitu, seluruh proses dari perencanaan sampai pelaporan dapat terdokumentasi dan terukur,” jelas Amujib.

Menurutnya, sistem dokumentasi digital akan memudahkan penelusuran arsip sekaligus memastikan setiap tahapan pekerjaan memiliki bukti administrasi yang jelas. Dokumen juga dapat diakses sesuai kewenangan dan kebutuhan, tanpa bergantung pada pegawai tertentu yang menyimpan atau menguasai berkas.

Amujib menilai perubahan pola kerja tersebut perlu dilakukan karena pengumpulan dokumen pendukung kegiatan selama ini kerap menumpuk menjelang akhir triwulan. Kondisi itu membuat pekerjaan administrasi dan penyusunan laporan menjadi lebih berat.

Melalui sistem yang terintegrasi, setiap kegiatan diharapkan langsung disertai pengunggahan dokumen pendukung dan perkembangan capaian kinerja. Dengan demikian, pemantauan tidak perlu menunggu hingga akhir periode pelaporan.

“Selama ini pekerjaan sering menumpuk menjelang triwulan. Padahal kalau setiap kegiatan langsung didokumentasikan dan diunggah, pekerjaan akan lebih ringan dan kinerjanya juga lebih mudah diukur,” ungkapnya.

Selain mendorong digitalisasi, Amujib mengakui masih ada sejumlah aspek pengelolaan kearsipan di Bapperida yang perlu dibenahi, termasuk penerapan standar, prosedur operasional, serta penataan arsip aktif dan inaktif.

Karena itu, koordinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah diharapkan dapat memberikan arahan dan pendampingan teknis agar pengelolaan arsip semakin sesuai ketentuan.

“Kami memahami bahwa pengelolaan arsip yang ada mungkin belum sepenuhnya sesuai standar, termasuk SOP-nya. Karena itu, pertemuan ini menjadi momentum yang baik untuk mendapatkan arahan dan melakukan perbaikan ke depan,” ujar Amujib.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Sulbar, Mustari Mula, mengapresiasi penyerahan dokumen tersebut. Ia berharap langkah Bapperida dapat diikuti perangkat daerah lainnya agar arsip pemerintahan yang memiliki nilai administratif maupun sejarah dapat terselamatkan.

Mustari juga mengingatkan pentingnya menjaga dokumen sejak awal terbentuknya Provinsi Sulawesi Barat. Menurutnya, sejumlah dokumen perencanaan dan regulasi dari masa awal pemerintahan masih sulit ditelusuri. Karena itu, penyelamatan arsip perlu menjadi perhatian bersama seluruh perangkat daerah.

Penataan arsip dan pengembangan dokumentasi digital ini sejalan dengan misi kelima Panca Daya Gubernur Sulawesi Barat Suhardi Duka, yakni memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel serta mewujudkan pelayanan dasar yang berkualitas.

Melalui langkah tersebut, Bapperida Sulbar tidak hanya berupaya menjaga dokumen pembangunan yang telah dihasilkan, tetapi juga membangun sistem administrasi yang lebih tertib. Arsip yang tersimpan dengan baik akan memudahkan pemerintah menelusuri kebijakan, mengevaluasi hasil pembangunan, dan menyusun perencanaan berdasarkan rekam jejak yang dapat dipertanggungjawabkan. (*)